一、 首先必需確定該活動的性質與參與的學員狀況，學員的狀況包括，年齡、角色(學生、社青或是家庭活動聚會)、教育狀況等。
二、 主辦單位必需先對要辦理之活動地點有所瞭解，當地之支援狀況充份掌握，如：當地地型、交通狀況、附近醫療院所、警局、購物地點等，瞭解這些地點可讓活動無後顧之憂。
三、 確定舉辦活動之起始、結束時間，交通的安排規劃、先遣人員的工作安排、活動中學員的行進路線與接隊人員、後勤(幕後)工作的設備清點等。
